Tahap Reservasi pada Guest Cycle Hotel
Reservasi atau pemesanan kamar adalah salah satu tahap penting dalam guest cycle hotel. Tahap ini biasanya dimulai ketika tamu menghubungi hotel melalui telepon atau media sosial untuk menanyakan ketersediaan kamar dan harga di hotel tersebut.
Setiap hotel biasanya telah menyiapkan system reservasi yang memudahkan tamu untuk melakukan reservasi. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan oleh tamu untuk melakukan reservasi, yaitu:
1. Reservasi melalui telepon
Cara ini adalah cara paling umum yang biasa dilakukan oleh tamu. Tamu dapat dengan mudah menghubungi hotel melalui nomor telepon yang tercantum di website atau brosur hotel. Sistem reservasi melalui telepon sangat efektif karena tamu langsung dapat mencari informasi tentang ketersediaan kamar dan harga, dan langsung melakukan reservasi dengan pihak hotel.
2. Reservasi melalui website hotel
Banyak hotel yang menyediakan system reservasi melalui website mereka sendiri. Cara ini bisa lebih efektif dan efisien karena tamu dapat melakukan reservasi kapan saja dan dimana saja tanpa perlu repot menghubungi hotel melalui telepon. Selain itu, dengan menggunakan sistem reservasi online ini, tamu dapat langsung memilih tipe kamar yang diinginkan dan menentukan tanggal menginap.
3. Reservasi melalui travel agent
Banyak travel agent yang bekerja sama dengan hotel untuk menyediakan reservasi kamar hotel. Dalam hal ini, tamu dapat langsung menghubungi travel agent untuk melakukan reservasi. Biasanya travel agent akan memberikan harga yang lebih murah karena sudah bekerja sama secara langsung dengan hotel.
Setelah tamu melakukan reservasi, pihak hotel akan membuatkan voucher atau konfirmasi reservasi yang akan dikirimkan kepada tamu melalui email atau fax. Voucher ini berisi informasi penting tentang tanggal menginap, tipe kamar yang dipesan, harga, dan juga batas waktu pembayaran deposit atau full payment. Hal ini bertujuan untuk menghindari overbooking atau double booking yaitu ketika dua tamu memesan kamar yang sama pada saat yang sama.
Reservasi yang telah dilakukan oleh tamu akan menjadi salah satu komitmen dari tamu tersebut untuk menginap di hotel tersebut pada tanggal dan waktu yang ditentukan. Oleh karena itu, sebelum melakukan reservasi, pastikan terlebih dahulu bahwa tanggal menginap dan tipe kamar yang diinginkan sudah benar, agar tidak terjadi kesalahpahaman dan ketidaknyamanan saat check-in di hotel.
Tahap Check-in pada Guest Cycle Hotel
Check-in adalah tahapan penting dalam guest cycle, di mana tamu tiba di hotel dan mulai menginap. Tahapan check-in ini adalah hal pertama yang dihadapi oleh tamu, dan bisa menciptakan kesan pertama yang baik atau buruk tentang hotel. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa proses check-in berjalan lancar, efisien, dan menyenangkan bagi tamu.
Pada tahap ini, biasanya tamu akan tiba di resepsionis atau front desk hotel dan mendaftar untuk meminta kunci kamar mereka. Proses check-in bisa berlangsung dari beberapa menit hingga satu jam, tergantung pada tingkat kelancaran sistem hotel serta kedatangan tamu.
Di bawah ini adalah beberapa langkah penting dalam proses check-in:
Komunikasi
Selama proses check-in, penting untuk melakukan komunikasi yang baik dan efektif dengan tamu. Resepsionis atau petugas front desk harus selalu tersenyum ramah, sopan, dan memberikan informasi yang diperlukan dengan jelas. Tamu harus dianggap selalu benar dan petugas harus selalu mencoba mengakomodasi kebutuhan mereka. Dalam kasus ketidakpastian, petugas harus selalu meminta maaf dan menawarkan solusi alternatif yang memuaskan tamu.
Pendaftaran Tamu
Pada tahap pendaftaran, petugas front desk akan meminta tamu untuk mengisi formulir pendaftaran yang berisi informasi pribadi seperti nama, alamat, nomor telepon, dan nomor identitas. Selain itu, tamu harus memberikan informasi tambahan seperti nomor kartu kredit dan durasi menginap.
Verifikasi Informasi
Setelah tamu selesai mengisi formulir pendaftaran, petugas hotel akan memverifikasi informasi dan juga mengambil tanda tangan tamu sebagai bukti bahwa mereka telah setuju dengan syarat dan ketentuan hotel. Selain itu, petugas hotel akan memastikan bahwa semua informasi yang disediakan oleh tamu benar dan valid, termasuk juga verifikasi kartu kredit.
Pembayaran Deposit atau Check-in Fee
Saat check-in, tamu biasanya juga diminta untuk membayar deposit atau check-in fee sebagai jaminan keamanan dan keandalan dalam menginap. Beberapa hotel akan menagih deposit seharga satu malam, meskipun hal ini tergantung pada kebijakan hotel yang mungkin bervariasi tergantung pada lama atau tingkat kesibukan.
Memberikan Informasi Kamar
Setelah proses check-in selesai, petugas front desk akan memberikan informasi tentang kamar yang telah disiapkan untuk tamu. Petugas juga akan memberikan informasi mengenai fasilitas yang ada di dalam kamar, termasuk televisi, AC, minibar, dan perlengkapan mandi. Sebelum melepaskan tamu, petugas harus memastikan bahwa informasi mengenai kamar telah disampaikan dengan jelas dan benar kepada tamu, dan bahwa mereka telah menerima kunci kamar mereka.
Setiap hotel memiliki kebijakan dan prosedur yang berbeda-beda dalam melakukan tahapan check-in. Namun, pada dasarnya, tahapan ini harus menjadi pengalaman yang positif bagi tamu. Dengan melakukan komunikasi yang baik, memberikan informasi dengan jelas, dan menyelesaikan proses check-in dengan efisien, hotel dapat menciptakan kesan yang baik dan membuat tamu merasa senang selama menginap.
Tahap Menginap pada Guest Cycle Hotel
Menginap di hotel adalah salah satu pengalaman yang mungkin tidak sering Anda lakukan, namun ketika Anda melakukannya, Anda pasti ingin memastikan pengalaman tersebut berjalan dengan lancar. Dalam guest cycle hotel, tahap menginap adalah saat Anda tiba di kamar hotel hingga saat Anda meninggalkannya. Tahap ini memiliki beberapa proses yang harus Anda ketahui.
1. Check-In
Proses check-in adalah proses pertama dalam tahap menginap pada guest cycle hotel. Pada saat tiba di hotel, Anda akan menuju ke bagian resepsionis untuk melakukan check-in. Pada proses ini, Anda akan diminta untuk memberikan identitas diri dan nomor reservasi sehingga pihak hotel bisa mengambil data Anda.
Ketika melakukan check-in, pihak hotel juga akan meminta Anda untuk menandatangani beberapa dokumen seperti formulir kamar, pernyataan jam malam, dan formulir pembayaran. Setelah berhasil melakukan proses check-in, Anda akan diberikan kunci kamar dan informasi lainnya seperti jam sarapan, kode wifi, dan jam check-out.
2. Menginap di Kamar
Selama menginap di kamar, setiap hotel memiliki aturan tertentu yang harus diikuti oleh tamu. Beberapa aturan yang umum ditemukan adalah terkait dengan rokok, binatang peliharaan, dan jam malam. Banyak hotel juga memiliki fasilitas seperti TV, mini bar, dan internet gratis yang bisa Anda nikmati.
Di dalam kamar hotel, Anda pun harus memastikan keselamatan diri dan aset Anda. Selain itu, Anda juga harus menjaga kebersihan dan kerapihan kamar, agar proses housekeeping bisa berjalan dengan baik. Apabila Anda memerlukan bantuan seperti room service, cukup telepon nomor yang tersedia di kamar hotel.
3. Check-Out
Setelah menginap, tiba saatnya untuk check-out. Proses check-out adalah saat Anda meninggalkan kamar hotel hingga Anda meninggalkan hotel. Proses ini meliputi pembayaran dan penyerahan kunci kamar. Sebelum check-out, pastikan tidak ada barang yang tertinggal di kamar hotel dan pastikan kamar dalam keadaan bersih.
Ketika melakukan proses check-out, pihak hotel akan memeriksa kembali kamar hotel, kemudian menyatakan bahwa tidak ada kerusakan pada kamar hotel Anda selama masa menginap. Setelah proses ini selesai, Anda membayar tagihan akhir, termasuk penggunaan mini bar, layanan kamar, dan hal lainnya. Kemudian Anda bisa meninggalkan hotel dengan aman hati.
Tahap Check-out pada Guest Cycle Hotel
Momen check-out atau proses penghentian penginapan adalah tahap terakhir dalam guest cycle di hotel. Pelanggan ini harus meninggalkan kamar hotel dan membayar biaya akhir sebelum berangkat. Tahap check-out mencakup tindakan-tindakan berikut:
- Permintaan Penghentian dan Verifikasi Akhir
- Penagihan Biaya Akhir
- Informasi Pemilihan Penginapan di Masa Depan
- Pengumpulan Umpan Balik
Ketika pelanggan melakukan permintaan penghentian di resepsionis atau petugas hotel, mereka harus memverifikasi identitas tamu dan kamar yang ditinggali. Kemudian, petugas akan memintakan ID tamu dan nomor ruangan. Setelah informasi didapatkan, petugas akan memeriksa informasi terkait biaya tambahan atau biaya tertentu lainnya untuk mengecek apakah tamu memiliki kewajiban lain yang belum diselesaikan.
Setelah verifikasi akhir, petugas akan menagih biaya akhir dan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan metode yang digunakan. Metode pembayaran dapat dilakukan dengan tunai, kartu kredit, atau tagihan. Setelah itu, petugas akan memberikan kwitansi atau tanda bukti sebagai bukti pembayaran.
Pada saat proses check-out, resepsionis memberikan promosi atau informasi diskon sebagai ajakan untuk menginap lagi di hotel dimasa mendatang. Informasi ini juga dapat berisi ajakan untuk menjawab survei kepuasan tamu dan memberikan umpan balik untuk meningkatkan layanan hotel dimasa datang. Kesempatan ini dapat membantu hotel untuk meningkatkan kualitas layanan dan pengalaman tamu di masa mendatang.
Mendapatkan umpan balik dari tamu adalah bagian penting dari siklus penginapan di hotel. Pada tahap check-out, tamu akan diminta untuk mengisi survei kepuasan tamu atau memberikan umpan balik melalui media sosial atau situs resmi hotel. Umpan balik yang diterima hotel dapat membantu penyempurnaan layanan di masa mendatang. Dalam umpan balik, tamu dapat memberikan saran atau rekomendasi yang berguna bagi hotel untuk memperbaiki aspek-aspek tertentu dalam layanan hotel.
Tahap check-out adalah akhir dari guest cycle hotel. Pelanggan meninggalkan kamar hotel, setelah membayar biaya akhir, memberikan umpan balik, dan melanjutkan perjalanan. Bagian penting dari tahap ini adalah mengamankan informasi terkait check-out sebelumnya, baik dari sisi pemilik hotel maupun tamu yang menginap. Dalam proses check-out yang baik, hotel dapat meningkatkan kepuasan dan memberikan pengalaman yang positif bagi pe-nginap.
Tahap Follow-up pada Guest Cycle Hotel
Pada tahap follow-up pada guest cycle hotel, hotel perlu memerhatikan beberapa hal penting agar tamu merasa puas selama menginap di hotel. Tahap follow-up pada guest cycle hotel meliputi beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh pihak hotel seperti :
1. Menanyakan Kepuasan Tamu
Setelah tamu check out dari kamar hotel, pihak hotel harus menanyakan kepada tamu tentang pengalaman mereka selama menginap di hotel. Pertanyaan yang diajukan bisa berkaitan dengan kualitas kamar, kebersihan, pelayanan, dan fasilitas yang disediakan oleh hotel. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan kritik dan saran yang berguna untuk meningkatkan kualitas pelayanan hotel di masa depan.
2. Memberikan Layanan Purna Jual
Jika tamu mengalami masalah selama menginap di hotel, pihak hotel harus memberikan layanan purna jual yang baik. Hotel harus siap memberikan solusi yang tepat dan memadai untuk mengatasi masalah tamu. Pemberian layanan purna jual yang baik akan meningkatkan kepuasan tamu dan meningkatkan citra hotel di mata tamu.
3. Membuat Program Loyalitas Tamu
Salah satu cara untuk meningkatkan kepuasan tamu dan mempertahankan tamu yang sudah pernah menginap di hotel adalah dengan membuat program loyalitas tamu. Program loyalitas tamu ini bisa berupa memberikan diskon khusus, memberikan hadiah gratis pada tamu yang telah menginap di hotel dalam jangka waktu tertentu, atau memberikan akses khusus bagi tamu yang sudah menjadi member.
4. Mengirim Surat Terima Kasih
Pihak hotel sebaiknya mengirim surat terima kasih kepada tamu yang baru saja check out dari kamar hotel. Surat terima kasih ini bisa dikirimkan melalui surat atau email. Surat terima kasih ini juga bisa berisi undangan untuk menginap kembali di hotel atau memberikan ulasan positif tentang hotel di media sosial.
5. Melakukan Follow-up Selama 3 Bulan
Tahap follow-up pada guest cycle hotel tidak berhenti sampai tamu meninggalkan hotel. Pihak hotel sebaiknya melakukan follow-up dengan tamu selama 3 bulan setelah tamu check out dari hotel. Follow-up ini bertujuan untuk mengetahui apakah tamu puas dengan pelayanan hotel dan apakah tamu berminat untuk menginap kembali di hotel. Follow-up bisa dilakukan melalui email atau telepon yang dilakukan oleh pihak hotel.
Sebagai kesimpulan, tahap follow-up pada guest cycle hotel sangat penting untuk meningkatkan kepuasan tamu dan mempertahankan tamu yang sudah pernah menginap di hotel. Pihak hotel harus aktif dalam melakukan follow-up dan memberikan layanan purna jual yang baik untuk meningkatkan citra hotel di mata tamu.
