Pengertian dan Fungsi Fax dalam Bidang Perhotelan

Fax (facsimile) adalah alat komunikasi yang dapat digunakan untuk mentransfer dokumen secara efektif melalui jaringan telepon. Dalam bidang perhotelan, khususnya di front office, fasilitas fax sangat penting untuk mengirim dan menerima dokumen seperti konfirmasi pemesanan, voucher pembayaran, surat undangan, dan dokumen penting lainnya.

Dalam mengirim dokumen, prosesnya sangat mudah. Dokumen tersebut diletakkan di dalam mesin fax, lalu nomor tujuan dipilih dan tombol “send” ditekan. Dokumen tersebut kemudian ditransfer melalui jaringan telepon dan diterima oleh mesin fax penerima. Jika dokumen diterima dengan baik, mesin fax akan mencetaknya secara otomatis.

Salah satu fungsi utama fax adalah untuk mempercepat proses komunikasi. Dalam bisnis perhotelan, waktu sangat berharga, dan menggunakan fax dapat mempercepat proses pengiriman dan penerimaan dokumen yang penting. Dibandingkan dengan metode pengiriman lain seperti pos atau kurir, fax adalah cara yang lebih cepat dan lebih efisien.

Selain itu, fax juga dapat menghemat biaya. Jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau ke luar negeri, biaya pengiriman dapat sangat tinggi. Dengan menggunakan fax, biaya pengiriman bisa dihemat karena hanya membutuhkan biaya telepon lokal.

Namun, dengan kemajuan teknologi, fax memiliki beberapa kelemahan. Salah satunya adalah kecepatan pengiriman yang terbatas. Meskipun dokumen terlihat seperti asli, faktanya fax hanya mentransfer gambar dari dokumen tersebut, bukan teks. Oleh karena itu, transfer dokumen dengan banyak teks dapat memakan waktu yang cukup lama.

Meskipun begitu, fasilitas fax tetap menjadi kebutuhan dalam bisnis perhotelan, khususnya front office. Fasilitas fax dapat mempercepat komunikasi dengan tamu, pemesan, atau partners bisnis, sehingga proses bisnis dapat berjalan lebih efisien dan efektif.

Gambar:

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Fax di Hotel

Fax adalah salah satu alat komunikasi yang masih banyak digunakan oleh banyak orang hingga saat ini. Banyak perusahaan dan institusi yang masih menggunakan fax untuk mengirim dan menerima dokumen. Hotel pun tak terkecuali. Fax still menjadi alat komunikasi yang dibutuhkan di hotel baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Dalam penggunaannya, tentu saja terdapat kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang hal tersebut.

Kelebihan Menggunakan Fax di Hotel

Salah satu kelebihan penggunaan fax di hotel adalah bahwa dokumen yang dikirim melalui fax bersifat cepat, mudah dan akurat. Dalam bisnis perhotelan, terkadang ada kepentingan untuk mengirim dokumen seperti invoice, kontrak, pembayaran, atau surat penting lainnya dari satu hotel ke hotel lain atau ke pihak ketiga. Dalam hal seperti ini, fax masih menjadi pilihan yang tepat, sehingga dokumen dapat diterima dengan cepat dan tanpa kesalahan.

Kelebihan lainnya adalah bahwa alat faks dapat diandalkan dan mudah digunakan. Bahkan jika seseorang kurang terampil dalam menggunakan teknologi modern seperti email atau aplikasi pesan instan, fax lebih mudah digunakan dan dioperasikan meski dilakukan oleh seseorang yang bukan teknisi atau ahli IT. Selain itu, fax masih dianggap lebih aman dalam mengirim informasi rahasia karena terdapat sedikit kemungkinan dokumen bisa diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

Kekurangan Menggunakan Fax di Hotel

Kelebihan penggunaan fax di hotel diiringi pula dengan beberapa kekurangan. Salah satu kekurangan penggunaan fax adalah keterbatasan jenis dokumen yang dapat dikirimkan. Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak dokumen yang sudah tersedia dalam format digital seperti PDF atau Word. Format dokumen tersebut sulit dikirimkan melalui faks, sehingga keuntungan dalam hal kecepatan dan kemudahan penggunaan fax menjadi hilang.

Hal lain yang menjadi kekurangan adalah terkadang butuh biaya yang cukup besar dalam penggunaannya. Siapa yang akan menanggung biaya telepon? Apakah akan ditanggung oleh hotel atau pihak yang menerima dokumen? Ini bisa menjadi hal yang rumit jika fax digunakan dalam kode area yang berbeda atau bahkan antarnegara. Biaya penggunaan alat faks juga termasuk cukup mahal jika dibandingkan dengan penggunaan email atau aplikasi pesan instan seperti WhatsApp atau Telegram.

Secara umum, kelebihan dan kekurangan penggunaan fax di hotel perlu diperhatikan dalam penggunaannya. Meskipun masih ada kekurangan atau kelemahan, tapi penggunaan fax masih dianggap penting dalam mengirimkan dokumen penting dan bersifat rahasia yang membutuhkan ketepatan waktu dalam pengirimannya.

Cara Menggunakan Fax Secara Efektif dalam Layanan Hotel

Faksimili atau fax adalah salah satu teknologi komunikasi yang masih digunakan hingga saat ini, terutama dalam layanan hotel. Mengirim dokumen melalui fax masih lebih cepat dan mudah daripada mengirim melalui surat pos atau email terutama jika dokumen tersebut memerlukan tanda tangan asli. Berikut adalah cara menggunakan fax secara efektif dalam layanan hotel.

1. Persiapkan Dokumen yang Akan Dikirim

Sebelum menggunakan fax, pastikan materi yang akan dikirim dalam kondisi yang baik dan jelas. Pastikan dokumen tersebut telah dicetak dengan baik, mudah dibaca, dan tanda tangan asli jika diperlukan. Dokumen harus dioptimalkan dalam ukuran yang sesuai untuk menghindari halaman dokumen yang berlebihan. Halaman dokumen yang terlalu panjang akan menghabiskan waktu untuk mengirim dokumen melalui fax dan dapat mengganggu fungsionalitas mesin.

2. Pastikan Mesin Fax Dalam Kondisi yang Baik

Sebelum mengirim dokumen melalui fax, pastikan mesin fax dalam kondisi yang baik. Periksa kabel dan pastikan terhubung dengan baik pada sumber daya listrik dan telepon. Pastikan juga ada kertas yang cukup untuk mencetak dokumen yang akan dikirim.

3. Menyiapkan Dokumen di Mesin Fax dan Mengirim Dokumen

Langkah pertama dalam menyiapkan dokumen adalah menempatkan dokumen ke dalam mesin fax. Pastikan dokumen berada dalam posisi yang benar, dan dokumen berukuran tepat dalam lembaran kertas. Kemudian, ketik nomor fax yang dituju pada mesin fax dan pastikan tujuan yang dituju adalah benar. Jika pengiriman dokumen melalui fax internasional, jangan lupa menambahkan kode negara dan bahasa negara tujuan harus jelas.

Selanjutnya, tunggu mesin untuk menghubungkan ke penerima. Setelah mesin fax menunjukkan koneksi yang baik dengan tujuan, masukkan halaman dokumen satu per satu ke mesin. Selama proses pencetakan, hindari halaman dokumen yang tersangkut, menghindari terkoyak atau tidak terbaca.

4. Verifikasi Penerimaan Dokumen

Setelah mengirim dokumen melalui fax, verifikasi penerimaan dokumen melalui penelepon yang bersangkutan. Pastikan dokumen sampai pada waktu yang tepat dan dalam kondisi yang baik kepada yang dituju.

Dalam penerapan teknologi informasi di dunia bisnis, fax masih bertahan dan menjadi teknologi yang terus digunakan di banyak bisnis besar di Indonesia. Penggunaan fax secara efektif dalam layanan hotel sangat membantu dalam transaksi bisnis dan korespondensi. Fax tetap menjadi salah satu cara untuk saling mengirimkan informasi cepat dan aman tanpa harus melalui internet yang mudah diakses orang lain. Oleh karena itu, penting bagi hotel untuk mengupgrade mesin fax mereka dengan sistem yang lebih modern sehingga menjaga kinerja layanan hotel yang lebih baik. Mesin fax memiliki peran penting dalam misi bisnis hotel dan memberikan layanan yang cepat dan efisien selama 24 jam non-stop.

Perkembangan Teknologi dan Dampaknya pada Penggunaan Fax di Hotel

Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan fax di hotel juga mengalami perubahan. Dahulu, fax dianggap sebagai satu-satunya alat pengiriman pesan penting yang efektif dan efisien. Fax merupakan teknologi terkemuka untuk mengirimkan pesan dalam bentuk dokumen dan gambar secara cepat dan mudah. Namun, karena semakin berkembangnya teknologi, penggunaan fax menjadi semakin sedikit terutama di kalangan generasi muda.

Saat ini, kebanyakan hotel telah mengintegrasikan layanan kamar mereka dengan layanan pesan instan seperti WhatsApp dan WeChat. Ini membuat proses komunikasi antara hotel dan tamu menjadi lebih mudah dan cepat. Selain itu, dengan adanya penggunaan sistem manajemen hotel yang terintegrasi, tamu tidak lagi memerlukan fax untuk reservasi atau konfirmasi, karena mereka dapat melakukannya dengan mudah melalui aplikasi atau situs web resmi hotel.

Namun, masih ada sejumlah hotel yang masih menggunakan fax. Hotel-hotel tersebut menggunakannya untuk tujuan-tujuan tertentu yang membutuhkan pengiriman dokumen resmi atau penting. Contohnya, permohonan visa, perjanjian bisnis, faktur, dan dokumen penting lainnya yang memerlukan stempel resmi dan tanda tangan. Dalam hal ini, fax masih merupakan pilihan terbaik karena dokumen tersebut akan dicetak langsung dari alat fax dan merekam riwayat pengiriman.

Namun, terlepas dari fungsi penting fax, masalah utama adalah terkait dengan keamanan dokumen. Fax adalah saluran yang rentan terhadap kebocoran informasi atau pencurian identitas. Jika dokumen diteruskan ke alamat yang salah atau jatuh ke tangan yang salah, maka informasi yang seharusnya rahasia dapat diketahui oleh orang lain. Selain itu, karena dokumen hanya dicetak di alat fax, maka sulit untuk melacak pengiriman dokumen jika terjadi kesalahan.

Keuntungan utama dari teknologi instan seperti WhatsApp ataupun WeChat adalah dokumen akan dikirim dalam format digital, sehingga dapat dengan mudah dicetak atau disimpan di perangkat seperti smartphone atau laptop. Ini akan memudahkan tamu dan hotel untuk melacak dokumen kapan saja dan di mana saja. Akses digital pada dokumen juga membuatnya lebih aman, karena tamu dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke dokumen tersebut. Sedangkan, menggunakan fax, orang dapat memperoleh akses kepemilikan dokumen dengan mudah dan lebih cepat.

Meskipun fax akan tetap menjadi alat komunikasi penting di beberapa sektor, termasuk hotel, keberadaannya sudah semakin ditinggalkan. Teknologi baru saat ini menawarkan cara yang lebih aman, efektif dan lebih cepat dalam mengirim pesan dan dokumen. Lebih penting lagi, teknologi baru dapat memastikan keamanan dokumen tanpa perlu khawatir tentang keberadaan fisik dokumen itu sendiri. Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan fax di hotel akan terus menjadi semakin sedikit dan digantikan oleh teknologi komunikasi yang lebih maju dan modern.

Alternatif Pengganti Fax untuk Meningkatkan Layanan Hotel

Dalam era digital yang semakin maju, pengiriman dokumen melalui fax sudah dirasa kurang efisien dan bertele-tele, terlebih lagi pada era pandemi yang mengharuskan banyak orang untuk bekerja dari rumah. Oleh karena itu, sekarang banyak hotel yang beralih menggunakan alternatif pengiriman dokumen yang lebih modern. Berikut ini beberapa alternatif pengganti fax yang dapat meningkatkan layanan hotel:

Email

Email menjadi alternatif utama untuk mengirim dokumen secara cepat dan aman. Selain itu, penggunaan email juga memungkinkan dokumen dilampirkan dalam berbagai format, seperti PDF, Word, atau Excel. Pada saat yang sama, penggunaan email juga mempermudah hotel dalam menjaga keamanan dokumen, karena hanya orang yang ditujukan yang dapat membuka dokumen. Dengan demikian, penggunaan email tidak hanya meningkatkan kecepatan pengiriman dokumen, tetapi juga dapat meningkatkan keamanan dokumen.

Cloud Sharing Service

Layanan berbagi cloud (seperti Google Drive, DropBox, Microsoft OneDrive, dan lain-lain) juga menjadi alternatif yang populer untuk pengiriman dokumen. Setelah mengunggah dokumen, hotel dapat membagikan tautan berdasarkan permintaan yang masuk, atau dapat membagikan folder yang berisi semua dokumen yang diperlukan oleh tamu hotel. Dengan adanya fitur keamanan tambahan, cloud sharing service dapat memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi bagi dokumen. Selain itu, layanan ini juga memungkinkan dokumen dipantau dan dikontrol yang merupakan keuntungan tambahan bagi hotel.

Instant Messaging Service (IMS)

Layanan pesan instan, seperti WhatsApp, Telegram, Line, dan lain-lain, juga menjadi alternatif utama untuk memudahkan pengiriman dokumen dari pengunjung hotel ke bagian-bagian tertentu dalam hotel. Kemudahan ini hadir dari kemampuan penggunaan kartu SIM untuk mengirimkan pesan dengan cepat dan mudah. Selain itu, IMS juga populer di kalangan pengguna smartphone, yang dapat memungkinkan akses cepat ke pesan baru. Namun, penggunaan IMS juga membutuhkan pemilihan cermat, karena layanan ini terkadang dapat menjadi tidak aman dan mudah dibajak oleh orang yang tidak bertanggung jawab

Digitization / Online Form

Digitalisasi atau formulir online adalah cara lain yang efektif untuk mempermudah pengiriman dokumen, terutama dokumen yang dihasilkan oleh tamu hotel. Jika tamu perlu mengirim dokumen seperti paspor atau tiket pesawat kepada hotel, mereka dapat mengunggah dokumen ke formulir online yang tersedia di situs web hotel. Kemudian, dokumen tersebut akan diteruskan secara langsung ke bagian-bagian tertentu dalam hotel. Dengan cara ini, tamu hotel dan staff hotel dapat saling berbagi dokumen dengan mudah dan aman.

Mobile Application (App)

Namun, cara yang lebih modern dan lebih efektif untuk mempermudah akses dokumen adalah melalui aplikasi seluler (mobile app) yang disediakan oleh hotel. Setelah menambahkan nomor kamar dan nomor pemesanan mereka ke dalam aplikasi, tamu hotel dapat mengakses dokumen seperti tagihan, informasi penerbangan, dan dokumen lain yang diperlukan secara langsung dari aplikasi. Sebagai tambahan, penggunaan aplikasi seluler juga memungkinkan hotel memberikan informasi dan saran terkait hotel kepada tamu hotel, sehingga meningkatkan tingkat pelanggan dan kepuasan tamu hotel secara keseluruhan.

Dari lima alternatif pengganti fax di atas, hotel dapat memilih opsi yang paling cocok untuk mereka. Setiap opsi pengiriman dokumen memiliki keuntungan dan kekurangan masing-masing, dan oleh karena itu, pembuatan keputusan harus dilakukan dengan teliti dan lebih cermat. Bila dipilih benar, penggunaan sistem ini tidak hanya meningkatkan kecepatan dan efisiensi kerja, tetapi juga memperlihatkan profesionalisme dan kesempurnaan pelayanan hotel.